Skaffa mer lokalt med SKAFF
Att få små, lokala matproducenter att delta i offentliga upphandlingar är svårt. Det är också nödvändigt för ett mer hållbart livsmedelssystem. Vallentuna såg dynamiskt inköpssystem som en lösning. Karlstad ville underlätta handeln med en app. Summan av deras idéer finns nu som en fungerande prototyp.
Karlstads kommun och Vallentuna kommun deltog båda i Livsmedelsverkets projekt Ett nytt recept för skolmåltider, finansierat av Vinnova. Båda kommunerna försökte hitta ett sätt att öka inköpen av lokala råvaror till skolköket, något som visade sig inte vara så enkelt.
För att få fler små producenter att delta i offentliga upphandlingar, riktade Karlstad in sig på att försöka skapa en plattform för bättre planering och dialog mellan livsmedelsproducenten och kocken i skolköket. De kom en bra bit på väg med verktyget, men hann aldrig fundera klart kring själva inköpssystemet.
– Vi tänkte att om kockarna gör en uppskattning av kökets behov i tillräckligt god tid, så hinner producenten anpassa sin produktion under säsongen. Om kommunen även annonserar behov av varor som ännu inte finns att köpa lokalt, skulle det kunna leda till att producenter vågar satsa på nya saker och utveckla sin verksamhet. Det skulle kunna bli en superhäftig näringslivsutveckling! Samarbetet skulle även ge skolan pedagogiska mervärden och kockarna en bättre känsla i köket, säger Alain Grenard, kostchef i Karlstads kommun.
I Vallentuna insåg projektgruppen ganska snart att traditionella ramavtal inte var en framkomlig väg för att öka inköpen av närproducerat. Dynamiskt inköpssystem (DIS) var en bättre lösning. De hittade även ett sätt att inom lagens ram få ”rätt” producenter att kvalificera sig i systemet. Tyvärr tyckte producenterna fortfarande att upphandlingar var för krångliga och tidskrävande för att delta i. DIS kunde inte heller hanteras av köket. Här stod nu konceptet Vallentuna matmarknad och stampade.
– Vi behöver en app som kan göra det enkelt! Om vi får i gång vår matmarknad blir alla vinnare. Skolorna, producenterna, kockarna, landsbygden … Kortare transporter gynnar ju även miljön, säger Sebastian Fjäll, upphandlare i Vallentuna kommun.
Ett plus ett blir SKAFF
Resultaten av Karlstads och Vallentunas arbete fick projektledningen att föreslå sammanslagning och vidareutveckling av de båda kommunernas arbete. För att öka hållbarheten i livsmedelssystemet måste producenternas tröskel för att handla med det offentliga sänkas. Här fanns ett frö till någonting stort!
Medel beviljades en direktupphandling av en digital prototyp som passade för dynamiskt inköpssystem. En ny arbetsgrupp bildades, denna gång med tillskott från Naturvårdsverket och Upphandlingsmyndigheten. Myndigheterna hade redan från början varit knutna till projektet och nu kom deras expertis väl till pass.
Monica Sihlén, segmentsansvarig för livsmedel på Upphandlingsmyndigheten, håller med om att DIS är ett bättre inköpssystem för lokalproducerade råvaror än det traditionella förfarandet med ramavtal.
– Ramavtal exkluderar egentligen inte små producenter, men många vågar inte gå in i en affär där de måste garantera leveranser under fyra års tid. Det handlar ofta också om stora volymer, säger Monica Sihlén.
I DIS måste producenterna först visa att de uppfyller de generella kraven för en godkänd leverantör inom sin bransch. Vid grönt ljus blir de insläppta i systemet där de under lång tid framöver kan ta del av kommunens beställningar till de offentliga köken. Om de vill, kan de svara. Eller låta bli. Varje förfrågan innebär en ny möjlighet.
– Men systemet är verkligen ganska tungjobbat. Det är många formella steg kring beställningar och avrop, men det måste gå att hitta en lösning och få till en app som är så enkel att kockar och producenter kan handla med varandra genom bara några klick. Som privatperson är det jätteenkelt att handla digitalt. Varför skulle det vara omöjligt att göra det enkelt i affärer mellan företag och offentlig verksamhet, säger Monica Sihlén.
Så vem skulle få möjlighet att försöka? Oskar Jonsson, innovationsstödjare på Naturvårdsverket, skannade marknaden och föreslog tre tänkbara kandidater. Det vinnande företagets uppdrag skulle vara att ta fram en prototyp av en användarvänlig app för handel via DIS. Framtidens ännu inte uppfunna verktyg fick namnet SKAFF.
En pedagogisk utmaning
I en inledande workshop med techföretaget försökte arbetsgruppen mer ingående förklara vad de ville ha. De tog hjälp av skisserna för ett digitalt kommunikationsverktyg som Karlstad sedan tidigare hade fått av elever i årskurs 4 på gymnasiets teknikprogram och studenter som läste mediakommunikation på universitetet. Något åt det här hållet …
Regelverket i DIS skulle ligga i botten och skötas automatiskt när användaren tryckte på olika val. Processerna måste dessutom uppfylla alla juridiska krav enligt Lagen om offentlig upphandling. Och så en sak till: Eftersom DIS ger utrymme för dialog mellan köparen och de kvalificerade leverantörerna, måste det också vara möjligt i appen att ställa frågor kring kommunens beställning och få ett snabbt svar. På företaget la man pannorna i djupa veck och återkom till arbetsgruppen med några skisser och utkast. Var de på rätt väg?
– När vi såg skisserna så insåg vi hur pedagogiskt svårt det var att förklara hur dialogen mellan producenter och kockar måste gå till för att följa reglerna kring kommunens olika system och avtal. Kommunikation kring direktupphandling av varor med kort datum måste till exempel gå väldigt snabbt medan upphandling med DIS är en långsammare process. Dialogen måste ske på olika sätt i olika fall. Allt sådant ska appen sköta, det ska inte kockar och producenter behöva hålla reda på, säger Oskar Jonsson.
Av Vallentuna fick techföretaget nu en vacker karta över de administrativa processerna i DIS. Monica Sihlén övervakade denna del av arbetet, beredd att hojta till om något krockade med lagar och regler. En annan synpunkt från arbetsgruppen var att funktionen för långsiktig planering måste bli bättre, så att kommunen skulle ha möjlighet att påverka vad som produceras ute på gårdarna. Appen borde även ta hänsyn till affärens klimat- och miljöeffekt.
Det var utan tvivel en utmanande uppgift, men techföretaget arbetade fram en prototyp som de sedan testade genom intervjuer. Producenter i Karlstad och kockar i Vallentuna fick titta och säga sitt. Efter feedback från dessa presumtiva användare, utvecklade företaget sin slutgiltiga prototyp – en version som går att titta på i mobilen. Resultatet är publicerat med programkoden öppen. Applåd!
– Nu har vi en fungerande prototyp som man kan testa på alla inblandade och få ännu fler insikter och synpunkter. Den är licensierad på ett sätt som gör att den inte är inlåst, varken hos oss som myndighet eller företaget som utvecklat den. Det är med andra ord fritt fram för vem som helst att utveckla den vidare till något som går att använda på riktigt, säger Oskar Jonsson.
– Den är jättefin! Det är ett fantastiskt insteg till offentlig upphandling för en leverantör, en bra produkt med utvecklingspotential, säger Monica Sihlén.
En bit kvar till målet
Nu gäller det att sprida budskapet och väcka intresse på bred front för att hitta någon som vill ta appen hela vägen i mål. Under tiden undersöker arbetsgruppen tillsammans med Livsmedelsverket vilka möjligheter till finansiering som kan finnas för att gå vidare med en ny upphandling till en färdig produkt. Arbetsgruppen har informerat om SKAFF på Miljömålsdagarna i Borlänge och Innovationsveckan.
– Kanske finns det andra som också jobbar med detta, det vet vi inte. Om det finns flera som vill åt samma håll, borde vi gå samman. Bollen är i rullning nu. Vi har fått en mycket bra start, och vi kan ju inte bara sluta här, säger Sebastian Fjäll.
– Vi måste också prata om detta på internationell nivå. På det området har vi statliga myndigheter större möjligheter, säger Oskar Jonsson.
Appen ska passa både små och stora producenter. Den ska även passa 290 kommuner.
– Vi behöver göra en grund som sedan kan anpassas till olika kommuners förutsättningar och system. Varje kommun ska inte behöva köpa in en egen variant, man måste gå samman och fördela kostnaderna, tror Oskar Jonsson.
Han tror även att utvecklingen måste ske i små steg med en sak i taget. För ännu återstår mycket. Användarvänligheten behöver slipas i skarpt läge, och fler funktioner rymmas i appen: Snabba erbjudanden om att köpa varor billigt innan de kasseras. Redovisning av vilka LOU-relaterade krav som ställts i en förfrågan. Logistiklösningar.
– Så många funktioner som möjligt behöver automatiseras. Här kan nog AI hjälpa till. Logistiken är en stor utmaning, vi kan ju inte ha en massa enskilda transporter. Min förhoppning är att det kommer att växa fram små lokala grossister med tiden, säger Monica Sihlén.
Juridiskt ligger vägen öppen, men hur ska det fungera ekonomiskt? Vem ska sköta driften? Hur ska kostnader och risker fördelas? Dessa frågor behöver också få ett svar.
Ett viktigt steg för framtiden
En dag kommer en fulländad app finnas tillgänglig. Den stora frågan är fortfarande i vilken utsträckning som producenter och närliggande kommunala kök kommer att vilja använda den och göra affärer. Kommer producenter att våga ge sig in i upphandlingar? Kommer skolköken att våga lita på att en enskild bonde kan leva upp till sina leveranslöften? Monica Sihlén menar att tryggheten i affären kan öka för båda parter om man bara skriver avtal på rätt sätt. Kommunen måste kanske också ha en plan B.
– Om leveransen felar på grund av oförutsedda produktionsstörningar som torka, översvämningar och liknande, då tycker jag inte att man ska straffa producenten. Kommunen har alltid en möjlighet att komma över varor på annat håll, även om det kan bli lite dyrare då. Om producenten själv skulle önska det, tycker jag även att kommunen kan förbinda sig att handla av producenten under en längre period, kanske tre år. Kommunen behöver tänka lite bredare än bara moroten. Alternativet är en stor grossist med billiga priser som inte bidrar med en enda skattekrona, säger Monica Sihlén.
Hållbar livsmedelsproduktion innebär en mosaik av små enheter som försörjer sitt närområde. Ekologisk produktion av rotfrukter, grönsaker, baljväxter och spannmål. Kött- och mjölkgårdar i samma område. Betande djur som håller landskapen öppna och gynnar mångfalden av en mängd hotade ängsblommor som i sin tur lockar till sig pollinerare, fåglar och andra djur …
– Tittar man på hur det ser ut i Sverige och EU, så kan man inte säga att livsmedelssystemet styr mot detta. Storskaligt jordbruk med monokulturer och separerad köttproduktion gynnar inte den biologiska mångfalden. Att handla och påverka lokalt är en viktig nyckel för att ställa om. De offentliga måltiderna utgör en stor del av systemet. Det här arbetet kan bli den hävstång vi behöver för att lägga om kursen, säger Oskar Jonsson.
