Med Matvinn kan alla bli vinnare
Eleverna, kockarna, näringslivet, kommunen, landsbygden, planeten … Med närproducerad mat i offentliga kök, kan alla bli vinnare. Framförhållning, planering och bättre dialog kan få fler små producenter att delta i offentliga upphandlingar. Med Karlstads koncept Matvinn blir det lätt som en plätt.
Vad är det för skillnad på en skånsk morot och en morot från Åshammar eller Ängebäck? Är de värmländska morötterna godare? Mer näringsrika? Inte alls. Men i Värmland kan de göra skillnad på många plan.
Lokala matproducenter, ofta lantbrukare och egenföretagare, bidrar till mångfald i kommunens näringsliv, öppna landskap, en levande landsbygd och regionens självförsörjning av livsmedel. Inte minst är de en mycket viktig länk i ett hållbart och klimatvänligt livsmedelssystem.
I Karlstads kommun har man i flera år försökt handla så mycket närproducerade råvaror som möjligt, allt enligt kommunens hållbarhetsmål.
– Hållbarhetsaspekten är jätteviktig! I dag köper vi färskt kött, säsongsgrönsaker, mjöl, mjölk, grillost och filmjölk, potatis, rapsolja, ägg, sylt och torkad svamp lokalt när det finns. Vi känner producenterna, vi vet var varorna kommer ifrån. Det gör att vi blir duktigare på att hantera varorna och minska svinnet. Vi vill väldigt gärna köpa in ännu mer närproducerat, säger Marie Johansson, upphandlare i Karlstads kommun.
Alain Grenard är en av Karlstads kostchefer. Han brinner för närproducerat och har jobbat hårt för ett nära samarbete mellan producenter och kök. Han har också hjälpt till att ge kockarna i skolköket högre status och större arbetsglädje.
– Vi har skapat en symbios mellan oss och producenterna som vi köper av. Samarbete mellan bonden och kocken ger kvalitet och inspiration i köket! Producenten vill gärna veta vad det blir av varorna som lämnar gården, och kockarna vill göra sitt bästa för att tillaga dem. Jag har utbildat Karlstads plikttrogna ekonomibiträden till kreativa och initiativrika kockar som vet hur man lagar mat anpassad för barn och unga. Våra kök har blivit härliga arbetsplatser, säger Alain Grenard.
Stor utmaning för små producenter
I de kommunala köken tillagas stora mängder mat – varje dag, år efter år. Inköpen av livsmedel är stora. I teorin skulle många av de lokala matproducenterna kunna öka sin produktion i trygg förvissning om att varenda grönsak kommer att bli såld. Men så enkelt är det förstås inte. Utmaningarna är många med små livsmedelsproducenter i ett stort upphandlingssystem som bygger på fyraåriga ramavtal.
Ett traditionellt upphandlingsförfarande startar med en förfrågan. Vem kan och vill leverera en viss mängd av en viss vara med vissa specifikationer, och till vilket pris? Den som vinner upphandlingen ska kunna garantera leverans i fyra år framöver.
Vad vet ett enmansföretag om hur tillvaron ser ut om ett par år? Hur ska en grönsaksodlare i maj – då årets vitkålsplantor ska vara klara för utplantering – kunna lova en viss kvantitet till hösten? Och hur ska någon våga storsatsa på en ny gröda, eller köpa en specialmaskin, utan att i förväg veta om det finns avsättning för varorna? Att chansa för att sedan förlora upphandlingen är inget alternativ. Många väljer att inte ens delta i offentliga upphandlingar.
– Många av de mindre producenterna riktar sig i dag mot privatpersoner med premiumvaror i en prisklass som inte passar en kommun. Men det ena utesluter inte det andra. Om vi kan påvisa vad vi behöver kanske de lokala producenterna vågar satsa lite mer på dessa varor och vi kan öka våra inköp av närproducerade råvaror, säger Marie Johansson.
Vad kunde Karlstads kommun göra för att öka sina inköp av lokala livsmedel? Går det att underlätta för producenterna och samtidigt hålla sig inom lagen om offentlig upphandling?
En annons väckte kostavdelningens uppmärksamhet: Fyra kommuner skulle ges möjlighet att delta i Livsmedelsverkets projekt Ett nytt recept för skolmåltider, finansierat av Vinnova. Projektets övergripande syfte var att förändra det svenska livsmedelssystemet till att bli mer hållbart. För att förstå hur, skulle idéer testas på kommunnivå med skolor som experimentverkstäder.
– Det var fler som hade lagt märke till annonsen och det var många i kommunen som var intresserade av detta. En politiker tog till exempel upp det i kommunstyrelsen. Projektets innehåll stämde väl med både kommunens mål och våra miljömål i förvaltningen, säger Maria Kjällström, skoldirektör i Karlstad.
Och visst hängde det ihop, det som Karlstads kommun på olika nivåer och avdelningar ville åstadkomma. Ett dynamiskt näringsliv. Hållbara måltider med närodlad mat. Mer näringsriktig mat i elevernas magar och ökad kunskap hos eleverna om hållbarhet kopplat till hälsa, mat och klimat.
– Berättelsen om maten är viktig. Både att elever vet vad som ligger på tallriken och att kockar får se hur råvarorna produceras och kan ställa frågor direkt till producenten, säger Marie Johansson.
Kommunikation på digital plattform
Karlstad ansökte om deltagande i projektet och blev utvald. Alain Grenard och ytterligare två medarbetare från kostavdelningen kastade sig entusiastiskt in i den kreativa process som så småningom utmynnade i tre olika prototyper. Med i arbetsgruppen satt även Marie Johansson och en representant från skolan. Efter brainstorming om allt de ville förbättra kring skolmåltiden, blev inköp av lokalproducerad mat ett av de prioriterade utvecklingsområdena. Målet var att underlätta för lokala matproducenter att göra affärer med kommunen så att andelen närproducerad mat kunde öka i skolmatsalen.
Alain Grenard hade en stark övertygelse om att en annan typ av planering kunde öka flödet av lokala råvaror till de offentliga köken.
– Vårt upphandlingssystem är inte byggt för närproducerat, vi behöver ett nytt system med större framförhållning. Om de kommunala köken redan i februari säger hur mycket av en viss råvara de vill köpa under hösten, har producenten möjlighet att justera valet av grödor och samtidigt känna sig trygg med att varorna blir sålda. På så vis kan producenten utveckla sitt företag. Idag köper vi bara det som redan finns, säger Alain Grenard.
Ett stort hinder för att öka inköpen från lokala matproducenter tycktes alltså vara bristen på dialog mellan kök och producenter. Producenterna behöver veta vad de offentliga köken efterfrågar, och kommunen behöver få större kännedom om vilka produkter som finns att köpa i närområdet. Någon form av digital plattform, ett planeringsverktyg där parterna kan utbyta information, borde vara lösningen. Solklart, tänkte arbetsgruppen, men resan mot en färdig prototyp blev ganska lång och krokig.
– I början blev det för mycket prat om LOU (Lagen om Offentlig Upphandling), och det var faktiskt jag, trots att jag är upphandlare, som bromsade och sa att vi nog först borde komma fram till hur kommunikationen mellan kök och producenter borde se ut. Sedan fick vi kolla hur det fungerade med lagar och regler. För att kunna vara visionära, behövde vi inledningsvis lägga LOU åt sidan, säger Marie Johansson.
På papperet tog idéer form, men hur skulle det kunna se ut på en digital plattform? Nu behövde arbetsgruppen hjälp. Alain Grenard gick till gymnasieskolan för att prata med lärarna på teknikprogrammet. Kunde eleverna kanske försöka jobba fram ett verktyg som fungerade så som arbetsgruppen hade tänkt?
– Först var det ingen som fattade vad jag menade, men sedan bestämdes det att eleverna som gick sitt fjärde och sista år på utbildningen skulle få hjälpa till. De ägnade hela terminen åt att bygga en webbaserad planerings- och beställningssida. Från grunden med programmering, ettor och nollor. Det var svinhäftigt, säger Alain Grenard.
Han kontaktade även Karlstads universitet som höll en kurs i digital kommunikation. Här fick studenterna i grupper om tre försöka designa ett verktyg utifrån tankarna i kommunens arbetsgrupp. När studenterna var klara med sitt arbete fanns totalt tio olika förslag på hur en tjänst för planering och upphandling av närproducerade råvaror skulle kunna se ut.
– Parallellt med studenternas arbete fortsatte vi att titta på hur själva inköpsflödet skulle kunna gå till på plattformen, hur kommunen skulle förmedla sina behov och hur producenterna snabbt skulle kunna svara. Studenterna presenterade sina förslag för oss, projektledningen och Vinnova. Det inspirerade oss till att göra en prototyp i bildform, säger Marie Johansson.
Ihopslagning av två koncept kan bli början på någonting stort
Matvinn, som konceptet kom att kallas, kunde nu visualiseras i intervjuer med kockar och producenter. Kunde detta vara något intressant? Reaktionerna var försiktigt positiva. Framför allt var det enkelheten som fick tummen upp. I intervjuerna framkom också viktiga synpunkter från producenterna kring vad som gjorde kommunen intressant eller mindre intressant som kund. Stora producenter menade att de nog hade större chans i upphandlingar genom att kunna utlova stora volymer. Små producenter var tveksamma till om de över huvud taget skulle våga förbinda sig att leverera en viss volym.
– Det var något som jag tog till mig, att olika producenter faktiskt har väldigt olika förutsättningar. Risken för kommunens del är ju att stå utan råvaror när vi upphandlar av en enskild producent i stället för en grossist. Skördar kan slå fel, producenten i enmansföretaget kan bli sjuk. Jag tror nog att vi får vara beredda på att saker kan hända när vi beställer från de små, men vi kan ha en plan B, en backup hos en grossist. Om vi skriver avtal på rätt sätt, så kan det fungera, säger Marie Johansson.
Karlstad satt med ett embryo till någonting nytt och stort. Hur dialogen mellan kök och lokala matproducenter borde se ut för att förenkla beställningar och offerter, var de nu fullkomligt på det klara med. Det fattades bara en liten detalj – hur själva affären skulle gå till i Karlstads upphandlingssystem. Och hur skulle de få ”rätt” producenter att svara på förfrågningar?
Enligt LOU får kommunen inte diskriminera och exkludera leverantörer på grund av geografiskt läge. Däremot får kommunen ställa krav utifrån ett visst syfte.
– Vår önskan att handla lokalt handlar ju inte bara om råvaran. Vi kan ställa krav på närhet för att vi vill få till ett bra samarbete med producenten och skolan, till exempel i form av studiebesök. I praktiken innebär det att en resa fram och tillbaka mellan Karlstads centrum och producenten inte får ta mer än två timmar, säger Marie.
De fyraåriga avtalen riskerar fortfarande att skrämma bort många små kandidater från marknaden, men en lösning är på gång. Vallentuna kommun, som också deltog i Livsmedelsverkets projekt, hade nämligen jobbat med samma fråga fast från motsatt håll.
– De hade skapat en modell med dynamiskt inköpssystem för närproducerade livsmedel. Vi hade en plattform för kommunikation. Nu ska vi slå ihop Matvinn med Vallentunas idé och skapa en fungerande helhetslösning, säger Alain Grenard.
