Lokal matmarknad för närproducerade råvaror
Vallentuna kommun vill öka inköpen av lokalproducerade råvaror. Utmaningarna är stora, men de har kommit en bit på väg. Dynamiskt inköpssystem var rätt väg att gå. Mertjänster var den hemliga nyckeln. Men enkelheten – var är den, undrar bonden när han gasar i väg i traktorn för att hämta såmaskinen.
Tanken föddes under nödåret 2018, när den svåra torkan tvingade Vallentunas lantbrukare att slakta många av sina djur i brist på foder.
– Vi ville verkligen stödja våra lokala lantbrukare, så vi började köpa in kött från dem då, berättar Camilla Blacker Wallinsson, ordförande i Barn- och ungdomsnämnden i Vallentuna kommun.
I Vallentuna vill man mer än så. Att handla mer lokalproducerat är en del av kommunens hållbarhetsmål som en bred majoritet står bakom. Det är dock inte jätteenkelt för små producenter att delta i offentliga upphandlingar. Kan man underlätta för dem på något sätt? Att öka de lokala inköpen skulle betyda mycket för många.
– Vi vill att näringslivet i Vallentuna ska blomstra! Vi ser också vilken bra relation vi har fått med bonden som vi köper kött av. Om vi skapar goda relationer med matproducenter i fredstid, så bäddar det för krisberedskap när det behövs. Det bidrar till vår självförsörjning och gynnar miljön eftersom transporterna är korta, säger Charlotte Müntzing, kostchef i Vallentuna kommun.
Vallentunas måltidspolicy säger att den offentliga måltiden ska vara hållbar, hälsosam och pedagogisk. Den har nyligen reviderats till att omfatta hela kommunen och inte bara kostenheten. Det betyder att också skolan har ett ansvar.
Möjligheten att delta i Livsmedelsverkets projekt Ett nytt recept för skolmåltider, finansierat av Vinnova, kom lägligt. Projektets övergripande syfte passade Vallentuna som hand i handske: Omställning till ett mer hållbart livsmedelssystem, med skolan som experimentverkstad.
Att ett av Vallentunas arbetsområden i projektet skulle handla om inköp av närproducerad mat, var ganska självklart. Charlotte Müntzing och kommunens upphandlare Sebastian Fjäll tog det största ansvaret och slog sina kloka huvuden ihop. Nu fanns en möjlighet att grotta ner sig i problemet för att försöka underlätta för traktens matproducenter att göra affärer med skolköken.
Lagar, regler och kravfyllda ramavtal
Köttet som Vallentuna kommun köper från en gård i närområdet handlas via en av de upphandlade grossisterna. Det är en speciallösning, men avtalet med bonden är i grunden ett ramavtal. Traditionella ramavtal utgör utan tvivel en barriär för små producenter.
En upphandling tar upp till 1,5 år att förbereda och innebär mycket administrativt arbete för den som vill lämna ett anbud. Den som slutligen vinner upphandlingen måste sedan garantera ett visst antal leveranser under vanligtvis fyra år. Det är lång tid i en liten grönsaksodlares värld.
– Ramavtal gynnar storskalighet och massproduktion. Lantbrukarna har svårt att få lönsamhet i det här systemet, säger Charlotte Müntzing.
– Förfrågningsunderlagen är ofta väldigt specificerade och ställer väldigt många krav – förpackningsstorlek, webbshop och allt möjligt. I dag köper vi allting genom stora grossister. Det ville vi bort ifrån, och i stället handla direkt med lantbrukaren utan mellanhänder. Frågan var bara hur, säger Sebastian Fjäll.
Kommunen har en begränsad budget och kan inte betala ett lika högt kilopris som privatkunden som köper en påse morötter. Å andra sidan går matvarorna i det storskaliga systemet runt ett par varv innan de slutligen når skolköken, vilket genererar ett högre pris.
– Det är främst i förädlingsledet som det börjar kosta pengar, säger Sebastian Fjäll.
Om affären sker utan mellanhänder finns med andra ord marginal för att ge bonden lite mer för råvarorna.
Oavsett vilket inköpssystem som en kommun använder sig av, måste Lagen om offentlig upphandling (LOU) följas och dess principer om bland annat likabehandling och ickediskriminering efterlevas. Det innebär bland annat att alla som deltar i en upphandling, och uppfyller kraven i förfrågningsunderlaget, ska ha lika stor chans att ta hem affären. Om producenten finns i Vallentuna, Skåne eller ett annat EU-land, spelar ingen roll.
Kommunen får inte heller rikta sig till en utvald grupp av producenter eller göra geografiska avgränsningar när en förfrågan skickas ut.
– LOU finns för att motverka korruption och förvalta våra skattepengar på bästa sätt, men lagen motverkar ju samtidigt vår önskan att upphandla av viss lokal bonde, säger Sebastian Fjäll.
En laglig genväg
Sebastian och Charlotte kämpade för att hitta formerna för en lokal matmarknad i Vallentuna. Gick det att utnyttja regelverket så att det i stället gagnade Vallentuna? Jo, det gjorde det nog. Inom lagens ram skulle de kunna ställa krav som bara producenter i deras eget område kunde leva upp till. Som att samarbeta med skolan och bidra till ett pedagogiskt mervärde. I klartext: Studiebesök av elever på gården eller besök av producenten på skolan. För att hinna genomföra detta under en skoldag, fick resan mellan skolan och producenten ta max tre timmar tur och retur.
– Det är ett rimligt krav tycker vi, och vi har ställt det inom Vallentuna matmarknad. Om elever får mer kunskap om maten och var den kommer ifrån, tror vi att de blir mer benägna att också äta den, säger Sebastian Fjäll.
– Det finns ett stort mervärde i att elever kan få komma ut och se hur maten produceras. Det är mer ”hands on” och knyter ihop deras förståelse. Det kan inte bara vara teori, säger Susanna Falk, chef för barn- och ungdomsförvaltningen i Vallentuna.
En tröskel var passerad. Samarbetskravet skulle sålla fram ”rätt” producenter till Vallentuna matmarknad, men fortfarande byggde affären på ramavtal. En lantbrukare på en mindre gård är djurskötare, maskinförare, mekaniker, revisor – allt på en gång. Var finns tiden för att fylla i blanketter, leta fram intyg och uppgifter som visar att man uppfyller krav efter krav i en offentlig upphandling? Det finns ett sista datum och klockslag när anbudet ska vara inlämnat. Bonden som måste hinna så färdigt innan regnet kommer, kan få se fönstret slå igen. Då är det fyra år till nästa chans.
Sebastian Fjäll och Charlotte Müntzing intervjuade traktens matproducenter för att ta del av deras synpunkter. Skulle de kunna tänka sig att samarbeta med skolan? Vad krävdes för att de skulle vilja göra affärer med skolköken?
– Producenterna var absolut positiva till tanken om Vallentuna matmarknad. De gillade även vår ambition att väva in pedagogiken och köpa mertjänster, säger Sebastian Fjäll.
– Studiebesök eller lektion på skolan är mertjänster som det är meningen att producenterna ska få betalt för. Det kan bli andra saker också. Vi kanske får möjlighet att hyra ett mobilt hönshus och dra runt till skolorna för att få in praktiska saker i undervisningen – vem vet, säger Ann Wahlström, miljöstrateg i Vallentuna kommun.
I sin tjänst som miljöstrateg har Ann kontakt med lantbrukare i andra ärenden. Då har hon passat på att lyfta frågan om matmarknad och mertjänster.
– Många var definitivt intresserade av att ta emot studiebesök, och flera var positiva till mertjänster som ett sätt att både sprida kunskap om sin verksamhet och bredda sitt företagande, säger Ann Wahlström.
Vad gällde själva handlandet tyckte matproducenterna fortfarande att det var alldeles för krångligt.
– Vi förstod efter intervjuerna att vi måste tänka om, och vi landade i att det är dynamiskt inköpssystem (DIS) som är det bästa för att handla lokalproducerad mat. DIS är det som gäller för Vallentuna matmarknad nu, säger Sebastian Fjäll.
Begränsad framkomlighet i DIS
DIS ryms inom Lagen om offentlig upphandling och består av två steg. Det första går ut på att kvalificera sig som leverantör. Med andra ord visa att man är ”hel och ren” som företagare och uppfyller branschens krav för livsmedelsförsäljning. Om man missar något i detta steg, går det att komplettera tills man slutligen är kvalificerad. Den som får tummen upp på alla punkter, blir insläppt i systemet.
Väl inne, kan producenten skicka ut information om vad som finns till salu. Om kommunen är intresserad, så kanske det blir affär. Men bara kanske. Att vara en del av systemet innebär inga förbindelser eller garantier för vare sig köpare eller säljare.
Det fina med DIS är att kvalificeringsprocessen är en engångsinsats. Uppgifterna gäller så länge systemet är öppet, ibland upp till tio år. I ett dynamiskt system är inte heller allting hugget i sten. Kring själva affären finns ett visst utrymme för kommunikation. Sebastian Fjäll ger ett exempel:
– Låt säga att vi vill köpa tusen ägg till en viss skola om tre veckor. Då skickar vi ut en förfrågan om det i ett mejl som når alla kvalificerade producenter i systemet. Den som kan och vill sälja denna mängd ägg, trycker sig vidare i systemet. Producenten har också en annan möjlighet: ”Jag har bara 800 ägg, går det bra?” Vi kan svara nej, eller så kan vi säga att det är okej med 800. I så fall måste vi ändra i beställningen och skicka ut den till andra också.
När skolköken i dag beställer livsmedel, via de upphandlade grossisterna, finns ett avtal redan på plats. För kökschefen är det bara att ringa och beställa. För köpen i Vallentuna matmarknad, med DIS, blir det annorlunda.
– Det är inte tillräckligt användarvänligt för kökspersonalen. De kan inte gå in och lära sig ett nytt upphandlingssystem för bara lokalproducerat, det blir för krångligt för dem, säger Sebastian Fjäll.
Om Vallentuna Matmarknad ska testas i skarpt läge måste Sebastian Fjäll och Charlotte Müntzing sköta systemet – om det nu blir någon rusning. Under en träff med producenterna fick de både ris och ros. Producenterna tyckte fortfarande att det var för komplicerat – sånär som på en grönsaksodlare som ett år senare gick in systemet och nu levererar potatis och rotfrukter till skolköken. Arbetsgruppen jublar!
Logistiken för närproducerade varor är ett dilemma eftersom det inte finns någon samlastningscentral i Vallentuna. Ska kommunen hämta varorna eller producenterna köra ut dem själva? Kanske traktens lilla grossist för frukt och grönt kan vara en möjlig partner?
– Det där kan vi nog lösa. Det svåraste är att göra det så enkelt för producenterna att de faktiskt vill prova. Det är största hindret för att komma vidare nu, säger Sebastian Fjäll.
Om det bara vore att trycka på en knapp … Och snart kan kanske producenterna i Vallentuna faktiskt göra det.
Karlstads kommun var också med i Livsmedelsverkets projekt. De hade samma mål som Vallentuna, men hade jobbat från motsatt håll och börjat skapa ett digitalt verktyg för enkel kommunikation kring beställningar. De hade däremot inte hunnit gräva ner sig i några affärssystem. Det var bäddat för samarbete.
– För att Vallentuna matmarknad ska bli verklighet måste vi ha en enkel app. Med stöd av Naturvårdsverket och Upphandlingsmyndigheten, som också är knutna till projektet, utvecklar vi nu en teknisk lösning tillsammans med Karlstad. När enkelheten finns på plats, kommer det att lossna ännu mer här, säger Sebastian Fjäll.
