Om ditt företag tar höjd för krig i er beredskapsplanering kan ni också hantera en kris i fredstid. Enligt Försvarsmaktens och Myndigheten för civilt försvars Utgångspunkter för totalförsvaret 2025–2030 ska livsmedelsföretag och andra civila verksamheter kunna driva sin samhällsviktiga verksamhet med enbart egna resurser under minst två veckor vid krig. Under tre månader ska hela samhället ställa om och skapa förutsättningar för att kunna fortsätta leverera under en längre period med störda förhållanden.
Utgångspunkter för beredskapsplanering
Kom ihåg att planering för kris och i värsta fall krig ofta handlar om att bygga vidare på det som redan finns. Till exempel gör de krav som ställs i livsmedelslagstiftningen om säkra livsmedel att de flesta livsmedelsföretag redan har kommit en bit på väg med att bygga beredskap när det gäller
- riskbedömningar och egenkontroll
- dokumenterade rutiner
- spårbarhet och hygienrutiner
- tydlig ansvarsfördelning och rätt kompetens.
Kontinuitetshantering – identifiera det som är kritiskt
Planering och förberedelser för att verksamheten ska kunna fortsätta även vid störningar kallas för kontinuitetshantering och innebär till exempel att planera för att ha:
- tillgång till vatten, el eller kyla
- personal med rätt kompetens
- IT‑system och kommunikation
- leveranser av råvaror eller förpackningar.
Beredskap för elavbrott
Planera personal för starkare beredskap
Tänk igenom tänkbara störningar
Fundera på vilka störningar som kan påverka verksamheten mest som till exempel:
- elavbrott
- cyberhot
- leveransstörningar
- personalbrist
- tekniska problem.
Planera och vidta åtgärder
För varje kritisk funktion – bestäm:
- vad ni gör om den inte fungerar?
- vem som ansvarar för funktionen, och vem tar över om ordinarie ansvarig inte är på plats?
- vilka alternativ finns?
Exempel på åtgärder kan vara reservlösningar, alternativa arbetssätt eller tillfälliga prioriteringar.
Var beredd att ställa om verksamheten
Kriser kräver ofta att man gör annorlunda än till vardags. Till exempel genom att:
- ändra produktion, sortiment eller leveransprioritering
- prioritera vissa produkter eller kunder
- förenkla processer
- använda andra lokaler eller resurser.
Men ju mer lik "krisproduktionen" är ordinarie verksamhet, desto enklare blir det.
Pilotstudie om förpackat dricksvatten
Beredskap för bagerier
Additiv tillverkning av reservdelar
Regler och avtal
- Ha överblick över vilka regler som är avgörande för livsmedelssäkerheten och dokumentera vilka förändringar som är möjliga utan att försämra säkerheten.
- Tänk igenom omställning i förväg – inte mitt i krisen.
- Ta höjd för kris och höjd beredskap när upphandlar och skriver avtal.
Ta höjd för kris i upphandling och avtal
Dokumentera och gör planen känd
En plan hjälper bara om den är nedskriven, enkel att förstå och känd av all berörd personal. Revidera planen vid större förändringar i verksamheten
Stresstesta verksamheten
När kritiska funktioner är identifierade och planen är dokumenterad – testa hur verksamheten klarar olika scenarier. Exempel på konsekvenser att inkludera i stresstester:
- Störningar i elektroniska betalningar och kommunikationer
- Elavbrott som pågår i dagar, veckor eller månader
- Begränsad tillgång till drivmedel och bränslen
- Brist på insatsvaror
- Störningar i flyg‑, tåg‑, väg‑ och kollektivtrafik
- Svårigheter för personal att ta sig till arbetet.
Livsmedelsverket har tagit fram foldern Självskattning av förmåga – att kunna leverera varor och tjänster under höjd beredskap. Den hjälper dig få en tydlig bild av hur ditt företags verksamhet kan påverkas vid olika scenarier.
Självskattning av förmåga – att kunna leverera varor och tjänster under höjd beredskap (uppdateras för närvarande)
Stärk er säkerhet och skydd mot angrepp
Öva för att stärka er beredskap
Ju mer förberedd verksamheten är, desto snabbare och tryggare går omställningen. Genom att öva kan ni säkerställa att rutinerna fungerar även när något oväntat händer. Genom att känna till roller och kontaktvägar blir det lättare att agera snabbt i en kris:
- Gå igenom planen tillsammans
- Diskutera ett tänkt scenario
- Testa kontaktvägar och ansvar.
Samverka
Samverkan med andra företag, kommuner, myndigheter, leverantörer och kunder är också avgörande. På nationell nivå driver Livsmedelsverket nätverket SKAL – samrådsgruppen för beredskapsplanering, för privat-offentlig samverkan kring livsmedelsberedskap.
