TRACES (Trade Control and Expert System) i importen

​Vad är TRACES?

TRACES (Trade Control and Expert System) är EU:s gemensamma digitala plattform för att trygga möjligheten att spåra och övervaka bland annat sändningar av levande djur, växter och foder samt animaliska, ekologiska, växt- och träprodukter. TRACES används både i handel på den inre marknaden mellan EU-länderna – djur och animaliska produkter – och vid import/export från länder utanför EU.

Livsmedelsverket använder i dagsläget TRACES för kontroll av import- och exportsändningar av livsmedel, samt import av material som är i kontakt med livsmedel (köks- och bordsartiklar från Kina och regionen Hongkong).

Andra myndigheter som är anslutna i systemet är bland annat Jordbruksverket och Tullverket. Jordbruksverket är behörig myndighet för djur, foder och djurprodukter samt växtskyddskontroll av till exempel färska grönsaker och frukt.
Traces för sändningar av djur, foder och djurprodukter – Jordbruksverket

Tullverket kan behöva tillgång till vissa dokument i TRACES, men det mesta sker numera genom det som kallas EU CSW-CERTEX (EU Customs Single Window Certificates Exchange System). Det är EU:s centrala system för sammankoppling mellan EU-ländernas tullsystem och TRACES. Systemet innebär ett utbyte av uppgifter om intyg och tillstånd som behövs vid import och export och som utfärdas av andra myndigheter än tullmyndigheterna.

EU CSW-CERTEX möjliggör automatisk kontroll av icke-tullrelaterade villkor, till exempel kravet på CHED för gränskontrollpliktiga livsmedel, samt ett digitaliserat informationsutbyte mellan ekonomiska aktörer och berörda myndigheter.

​Ordlista

Användare

Varje person som ska ha tillgång till TRACES ska ha en personlig användare i systemet. För att få en användare behöver du ett EU Login, som är den inloggningsportal som används för att logga in på EU-kommissionens olika tjänster. Din användare i Traces måste sedan vara ansluten till relevanta operatörer för att du ska få tillgång till systemet.

Operatör

En operatör är en ekonomisk aktör i systemet, till exempel ett företag (importör, exportör, speditör, tullombud eller anläggning). Varje företag ska ha en operatör i systemet och denna behöver så kallade aktiviteter, som speglar företagets verksamhet och bestämmer vilka intyg och dokument som operatören och dess anslutna användare kommer åt.

Operatörer har också en eller flera behöriga myndigheter, som läggs till automatiskt baserat på operatörens adress samt aktivitet. När en aktivitet ska godkännas, vilket krävs i vissa fall och andra inte, ska myndigheten som godkänner aktivt välja företagets behöriga myndighet som ansvarig myndighet. Detta kan inte användarna själva göra, förutom när de ansöker om aktiviteten ”Responsible for the load (RFL)” då en gränskontrollstation ska läggas till som ansvarig myndighet.

Aktivitet

Varje operatör och myndighet har aktiviteter kopplade till sig som speglar deras verksamhets- och kompetensområde. Aktiviteterna är i sin tur kopplade till de dokument som finns i TRACES. De aktiviteter som en operatör har speglar därmed vilken behörighet en användare har, baserat på vilken operatör eller myndighet den är ansluten till.

Exempel på en aktivitet är "Lastansvarig (Responsible for the load, RFL)". Denna operatörsaktivitet krävs alltid för att en användare ansluten till operatören ska kunna skapa CHED.

Administratör

Den första användaren som ansluts till en operatör blir administratör och kan redigera adresser, kontaktuppgifter och lägga till aktiviteter, samt godkänna nya användare som ska anslutas till operatören.

Myndigheter

Behöriga myndigheter i systemet är till exempel Livsmedelsverket, Jordbruksverket, Tullverket, länsstyrelser och kommuner samt ekologiska kontrollorgan. Myndigheterna ska administrera sina operatörer, det vill säga sina kontrollobjekt, och de dokument i systemet som ligger under deras kontrollansvar.

​Intyg och dokument i TRACES

Det finns många olika intyg och dokument i TRACES. Följande är de som Livsmedelsverket handlägger och hanterar inom import och export.

*Alla länder utanför EU är inte anslutna till TRACES. Vid import från ett sådant land krävs fortfarande originalintyg i pappersform och dessa finns inte i TRACES. Vissa länder utfärdar TRACES-intyg, men saknar giltiga digitala signaturer. Dessa intyg finns i TRACES, men originalintyg i pappersform krävs fortfarande vid gränskontrollen. 

​Listor över EU-godkända anläggningar

I TRACES finns register över registrerade och godkända anläggningar och aktörer. Registret hålls uppdaterat av de behöriga myndigheterna som använder TRACES.

Uppgifter om svenska anläggningar och aktörer under Livsmedelsverkets kontrollansvar ska motsvara myndighetens register över dessa. Därför är det endast Livsmedelsverket som kan lägga in och administrera sina kontrollobjekt i TRACES.
EU-godkända anläggningar

​Behöver du tillgång till TRACES?

TRACES har flera funktioner och omfattar olika hälsointyg och deklarationer för många olika typer av sändningar. Du kan behöva tillgång till TRACES om du är:

• Importör eller speditör som ska förhandsanmäla sändningar som kommer från länder utanför EU med CHED.
• Första mottagare av ekologiska importsändningar som ska intyga att en sändning ankommit genom att signera ett COI-intyg.
• Exportör eller speditör som ska skapa ett exportintyg för export till ett land utanför EU som har intyg i TRACES , till exempel till Storbritannien.

Om du arbetar på en kontrollmyndighet och behöver se över ditt kontrollobjekt eller få fram statistik över sändningar ska du också ha tillgång till TRACES. 

​Få tillgång till TRACES

För att få tillgång till TRACES krävs det att du har ett EU Login. När du har ett EU Login kan du logga in i TRACES och ansöka om att ansluta din användare till en operatör. Därefter ska du begära validering, antingen hos behörig myndighet eller operatörens administratör.
Hur du skapar ett EU login och begär validering av din användare i TRACES NT

​Importera med TRACES

Importerar du livsmedel från länder utanför EU? Då kan du behöva tillgång till TRACES.

Vad ska anmälas?

Sändningar med livsmedel som kräver gränskontroll ska förhandsanmälas i TRACES med CHED. Det gäller:

• Produkter av animaliskt ursprung och sammansatta produkter (CHED-P)
  Förhandsanmälan och bokning av kontroll vid import av animaliska livsmedel

• Gränskontrollpliktiga vegetabiliska livsmedel (CHED-D)
  Förhandsanmälan och bokning av kontroll vid import av vegetabiliska livsmedel

• Köks- och bordsartiklar från Kina och regionen Hongkong (CHED-D)
  Förhandsanmälan och bokning av kontroll vid import av köks- och bordsartiklar

Sändningar med ekologiska livsmedel måste ha ett ekologiskt kontrollintyg (COI) i TRACES för att få importeras och säljas som ekologiskt på EU:s marknad. COI-intyg ska kontrolleras av Livsmedelsverkets gränskontroll innan införsel.
Bokning av kontroll vid import av ekologiska livsmedel

Vem ska anmäla?

Det kan vara ett företag, en speditör eller tullombud som anmäler sändningen via TRACES. För att kunna skapa och skicka in ett CHED i TRACES krävs att din användare är ansluten till en operatör som har aktiviteten lastansvarig (Ansvarig för lasten / Responsible for the load, RFL).

TRACES-manualer

Manualer för TRACES finns att hitta via fliken Hjälp och Dokumentation. Där finns till exempel manualer för hur du ansöker om tillgång, skapar en ny operatör och validerar nya användare samt hur du skapar CHED och exportintyg. Manualerna är på engelska, men det finns en översättningsfunktion tillgänglig på sidan för att läsa dem på svenska.
TRACES NT Documentation

Livsmedelsverket har tagit fram följande manualer som stöd vid import av livsmedel
Hur du skapar ett EU login och begär validering av din användare i TRACES NT
CHED-manual