TRACES (Trade Control and Expert System) i exporten

Vad är TRACES?

TRACES (Trade Control and Expert System) är EU:s gemensamma digitala plattform för att trygga möjligheten att spåra och övervaka bland annat sändningar av levande djur, växter och foder samt animaliska, ekologiska, växt- och träprodukter. TRACES används både i handel på den inre marknaden mellan EU-länderna – djur och animaliska produkter – och vid import/export från länder utanför EU.

Livsmedelsverket använder i dagsläget TRACES för kontroll av import- och exportsändningar av livsmedel, samt import av material som är i kontakt med livsmedel (köks- och bordsartiklar från Kina och regionen Hongkong).

Andra myndigheter som är anslutna i systemet är bland annat Jordbruksverket och Tullverket. Jordbruksverket är behörig myndighet för djur, foder och djurprodukter samt växtskyddskontroll av till exempel färska grönsaker och frukt.

Traces för sändningar av djur, foder och djurprodukter – Jordbruksverket

Tullverket kan behöva tillgång till vissa dokument i TRACES, men det mesta sker numera genom det som kallas EU CSW-CERTEX (EU Customs Single Window Certificates Exchange System). Det är EU:s centrala system för sammankoppling mellan EU-ländernas tullsystem och TRACES. Systemet innebär ett utbyte av uppgifter om intyg och tillstånd som behövs vid import och export och som utfärdas av andra myndigheter än tullmyndigheterna.

EU CSW-CERTEX möjliggör automatisk kontroll av icke-tullrelaterade villkor, till exempel kravet på CHED för gränskontrollpliktiga livsmedel, samt ett digitaliserat informationsutbyte mellan ekonomiska aktörer och berörda myndigheter.

​Ordlista

Användare

Varje person som ska ha tillgång till TRACES ska ha en personlig användare i systemet. För att få en användare behöver du ett EU Login, som är den inloggningsportal som används för att logga in på EU-kommissionens olika tjänster. Din användare i Traces måste sedan vara ansluten till relevanta operatörer för att du ska få tillgång till systemet.

Operatör

En operatör är en ekonomisk aktör i systemet, till exempel ett företag (importör, exportör, speditör, tullombud eller anläggning). Varje företag ska ha en operatör i systemet och denna behöver så kallade aktiviteter, som speglar företagets verksamhet och bestämmer vilka intyg och dokument som operatören och dess anslutna användare kommer åt.

Operatörer har också en eller flera behöriga myndigheter, som läggs till automatiskt baserat på operatörens adress samt aktivitet. När en aktivitet ska godkännas, vilket krävs i vissa fall och andra inte, ska myndigheten som godkänner aktivt välja företagets behöriga myndighet som ansvarig myndighet. Detta kan inte användarna själva göra, förutom när de ansöker om aktiviteten ”Responsible for the load (RFL)” då en gränskontrollstation ska läggas till som ansvarig myndighet.

Aktivitet

Varje operatör och myndighet har aktiviteter kopplade till sig som speglar deras verksamhets- och kompetensområde. Aktiviteterna är i sin tur kopplade till de dokument som finns i TRACES. De aktiviteter som en operatör har speglar därmed vilken behörighet en användare har, baserat på vilken operatör eller myndighet den är ansluten till.

Exempel på en aktivitet är "Lastansvarig (Responsible for the load, RFL)". Denna operatörsaktivitet krävs alltid för att en användare ansluten till operatören ska kunna skapa CHED.

Administratör

Den första användaren som ansluts till en operatör blir administratör och kan redigera adresser, kontaktuppgifter och lägga till aktiviteter, samt godkänna nya användare som ska anslutas till operatören.

Myndigheter

Behöriga myndigheter i systemet är till exempel Livsmedelsverket, Jordbruksverket, Tullverket, länsstyrelser och kommuner samt ekologiska kontrollorgan. Myndigheterna ska administrera sina operatörer, det vill säga sina kontrollobjekt, och de dokument i systemet som ligger under deras kontrollansvar.

​Intyg och dokument i TRACES

Det finns många olika intyg och dokument i TRACES. Följande är de som Livsmedelsverket handlägger och hanterar inom import och export.

Intyg/dokument i TRACES	Beskrivning
EU IMPORT	Intyg för sändningar av djur eller produkter som importeras från länder utanför EU som är anslutna till TRACES.*
Hälsoinförselhandling, CHED	CHED (Common Health Entry Document) används tillsammans med EU Import-intyg eller annan transporthandling från länder utanför EU. CHED-P används för produkter av animaliskt ursprung och sammansatta produkter. CHED-D används för gränskontrollpliktiga vegetabiliska livsmedel och köks- och bordsartiklar från Kina och regionen Hongkong.
Ekologiskt kontrollintyg, COI	COI (Certificate Of Inspection) används vid import av ekologiska produkter.
EU EXPORT	Intyg för sändningar av djur eller produkter som exporteras till länder utanför EU som är anslutna till TRACES.*

*Alla länder utanför EU är inte anslutna till TRACES. Vid export till ett sådant land krävs fortfarande originalintyg i pappersform och dessa finns inte i TRACES. Vissa länder har intygsmodeller i TRACES, men kräver ändå att man skriver ut och signerar och stämplar intyget. Andra accepterar elektroniskt utfärdade intyg i TRACES, till exempel Storbritannien. 

​Listor över EU-godkända anläggningar

I TRACES finns register över registrerade och godkända anläggningar och aktörer. Registret hålls uppdaterat av de behöriga myndigheterna som använder TRACES.

Uppgifter om svenska anläggningar och aktörer under Livsmedelsverkets kontrollansvar ska motsvara myndighetens register över dessa. Därför är det endast Livsmedelsverket som kan lägga in och administrera sina kontrollobjekt i TRACES.

EU-godkända anläggningar

​Behöver du tillgång till TRACES?

TRACES har flera funktioner och omfattar olika hälsointyg och deklarationer för många olika typer av sändningar. Du kan behöva tillgång till TRACES om du är:

• Importör eller speditör som ska förhandsanmäla sändningar som kommer från länder utanför EU med CHED.
• Första mottagare av ekologiska importsändningar som ska intyga att en sändning ankommit genom att signera ett COI-intyg.
• Exportör eller speditör som ska skapa ett exportintyg för export till ett land utanför EU som har intyg i TRACES , till exempel till Storbritannien.

Om du arbetar på en kommunal kontrollmyndighet och behöver se över dina kontrollobjekt, genom att godkänna deras operatörer och användare eller redigera adresser, utfärda exportintyg eller få fram statistik över sändningar med CHED ska du också ha tillgång till TRACES. 

​Få tillgång till TRACES

För att få tillgång till TRACES krävs det att du har ett EU Login. När du har ett EU Login kan du logga in i TRACES och ansöka om att ansluta din användare till en operatör. Därefter ska du begära validering, antingen hos behörig myndighet (företagets/anläggningens kontrollmyndighet, det vill säga Livsmedelsverket eller kommunen) eller operatörens administratör.

Hur du skapar ett EU login och begär validering av din användare i TRACES NT

Om du behöver hjälp kan du kontakta Livsmedelsverket på traces@slv.se.

​Exportera med TRACES

Harmoniserade exportintyg i TRACES

EU-kommissionen förhandlar exportintyg med länder utanför EU och publicerar dessa i TRACES. Dessa kallas för harmoniserade intyg. I dagsläget är TRACES-exportintyg för livsmedel aktuellt för exempelvis Storbritannien, Ukraina, Moldavien, Nya Zeeland, Kanada och Chile. Även om ett intyg kan hittas i TRACES så gäller fortfarande importlandets importvillkor.

För vissa länder måste Sverige och anläggningar godkännas för export av produkten och importvillkor måste uppfyllas innan export startas. Läs mer om villkoren för olika länder på våra landssidor. Ta reda på vilken information du behöver från importören i det aktuella landet och ha uppgifterna tillgängliga innan du skapar ett nytt intyg i TRACES. Livsmedelsverkets egna intyg kan inte hittas i detta system.

Exportintyg och villkor per land

Använda TRACES

På huvudsidan kan du hitta följande:

Publications

• Establishment Listings: Här kan du söka efter anläggningar godkända enligt EU-förordning nr 853/2004. Du kan söka efter anläggningar i Sverige eller i andra länder. 
• Certificate Models: Här kan du söka efter intygsmodeller som finns i TRACES.

Actors

• Här kan du söka efter operatörer och myndigheter i olika länder. Du kan även söka efter användare om du är administratör och behöver validera en kollega. Använd med fördel "Advanced search" för att få bättre sökresultat. 

Dashboards

• Här kan du hitta dina aktuella intyg som är under handläggning.

Documents

• EU Export: Här finns hälsointyg till olika länder utanför EU. Välj "Export från EU" och därefter "Avancerad sökning" för att söka upp exportintyg. Klickar du på "Blankt intyg" kan du hitta hur intygsmodeller ser ut till olika länder. Klicka på "New EU Export" för att starta registrering av en ny sändning.
• EU Intra: Här finns pre-export intyg som används mellan EU-länder. Klicka på "New EU Intra certificate" och välj sedan tullkod för att kunna öppna ett "Bakgrundsintyg (krav från ett land utanför EU)".

Intygen ska skapas och fyllas i av exportören i TRACES NT. Inspektören fyller sedan i vissa delar i systemet och i vissa fall skrivs intyget ut för att signeras och stämplas av inspektören vid den behöriga myndigheten (Livsmedelsverket eller en kommun). I andra fall, till exempel vid export till Storbritannien, är denna process helt digital. Läs mer om detta under sidan för export till Storbritannien. 

Storbritannien

TRACES-manualer

Manualer för TRACES finns att hitta i systemet via fliken Hjälp och Dokumentation. Där finns till exempel manualer för hur du ansöker om tillgång, skapar en ny operatör och validerar nya användare samt hur du skapar exportintyg. Manualerna är på engelska, men det finns en översättningsfunktion tillgänglig på sidan för att läsa dem på svenska.

TRACES NT Hjälpdokument - TRACES NT Documentation

Nedan hittar du fler manualer och information om hur hanteringen av exportintyg ser ut i TRACES. Det finns också en träningsmiljö tillgänglig där du kan öva innan skarpt läge. 

Manual TRACES NT export - för företagare/operatörer - CIRCABC, EU-kommissionen

Manual TRACES NT export - för behöriga myndigheter (veterinär/inspektör) - CIRCABC, EU-kommissionen

Träningsmiljö för TRACES NT - TRACES NT Training Module