Så här ska du granska och fylla i kontrollintyget Certificate of Inspection (COI)
Den här sidan riktar sig till dig som ska importera ekologiska livsmedel. Varje sändning med ekologiska livsmedel ska åtföljas av ett kontrollintyg (Certificate of Inspection - COI). Tänk på att du som importör behöver kontrollera att ditt COI är fullständigt och korrekt ifyllt innan du bokar kontroll till Livsmedelsverket. Bokningen ska göras minst en arbetsdag innan sändningen ankommer Sverige. På den här sidan går vi igenom de viktigaste fälten att kontrollera i ditt COI.
Du som importör bör titta igenom ditt COI innan du kontaktar Livsmedelsverket om att din sändning är på väg. Även om ett kontrollorgan har signerat ditt COI och din exportör/leverantör har meddelat att det finns färdigt i Traces kan det fortfarande finnas fel i det.
Om du ser till att ditt COI är korrekt och komplett kommer granskningen hos Livsmedelsverket att gå snabbare och smidigare.
Fält 1-18 i kontrollintyget ska fyllas i av kontrollmyndigheten eller kontrollorganet i landet varifrån livsmedlet kommer. Du som importör behöver då kontrollera att fälten är korrekta. Övriga fält kan fyllas i av dig som är importör eller den som är ansvarig för sändningen (om du anlitar en speditör).
Fält 10
Informationen som har fyllts i i avsändarlandet kan behöva uppdateras av dig som importör eller den som är ansvarig för sändningen. Det gäller exempelvis i följande fall:
- Om livsmedlet även omfattas av krav på CHED-D eller CHED-P ska sändningen kontrolleras på en gränskontrollstation och namnet på gränskontrollstationen ska stå i fält 10. Övriga kontrollintyg ska kontrolleras via ”plats för övergång till fri omsättning”. Om detta inte är ifyllt korrekt behöver det ändras.
- Om det är ifyllt att sändningen ska kontrolleras vid en gränskontrollstation - fast den inte har ett CHED - ska fält 10 ändras till ”plats för övergång till fri omsättning”. Observera att om det står ett annat land än Sverige kan det behöva det ändras till Sverige om det har blivit fel.
Fält 13
I Fält 13 beskrivs varorna som finns med i sändningen. Uppgifterna ska stämma överens med uppgifterna i de medföljande handlingarna (jämför partinummer, antal förpackningar och nettovikt mot handlingarna). Om sändningen har ett CHED ska endast de produkter som omfattas av det finnas i fält 13.
Fält 14 och 15
Om varorna kommer i en container ska nummer på containern stå i fält 14 och containerns förseglingsnummer i fält 15.
Fält 16
Fält 16 ska innehålla den totala bruttovikten. Nettovikt och bruttovikt kan oftast inte vara samma vikt. Bruttovikten måste också framgå i någon av de bifogade handlingarna.
Fält 17
Reglerna kräver att samtliga transportmedel hela vägen till platsen för övergång till fri omsättning (point of release) i Sverige ska finnas med i fält 17 i COI, Det innebär att om sändningen lastas om till feederbåt eller bil måste den/de också fyllas i fält 17.
- Kontrollera därför att oceanbåtarnas och feederbåtarnas namn och nummer eller oceanbåtarnas namn och nummer och bilens och trailerns registreringsnummer finns ifyllt i fält 17.
Tänk på att det kan finnas flera oceanbåtar och feederbåtar under en sändning och att de flesta vägtransporter till Sverige även går via en färja över Östersjön. Detta innebär att färjetransporten också måste fyllas i.
Kommer sändningen med bil eller trailer eller både och via en färja ska den sistnämnda också fyllas i fält 17.
- Kontrollera därför att bilens och trailerns registreringsnummer samt färjans namn och nummer finns ifyllt i fält 17.
Dessa uppgifter ska också finnas på transportdokumenten, så att det går att koppla ihop dem med uppgifterna i kontrollintyget. I fält 17 ska det också stå nummer på transportdokumenten.
Tänk också på att om exempelvis det sista transportmedlet byts ut så ska det ändras i COI - om möjligt innan anmälan skickas in.
Ändring eller komplettering av fält 17 kan endast den som utfärdat COI göra. Ta kontakt med din exportör som i sin tur kontaktar utfärdande kontrollorgan så kan de göra ändringen.
Styrkande handlingar
Alla styrkande handlingar ska finnas uppladdade i Traces. De kan laddas upp av exportören, kontrollmyndigheten eller kontrollorganet, importören eller den som är ansvarig för sändningen. Styrkande handlingar är exempelvis:
- Handels- och transportdokument såsom konossement/fraktsedel (bill of Lading b/l, airway bill AWB, eller CMR), packlista och faktura
- Resultaten av analyser när sådana finns
Det är viktigt att uppgifterna i de styrkande handlingarna stämmer överens med uppgifterna i ditt COI.
Packlistan ska innehålla de varor som anges i fält 13 med uppgifter såsom handelsnamn, partinummer, antal och vikter.
Fakturan ska innehålla de varor som anges i fält 13 med uppgifter såsom handelsnamn, partinummer, antal och vikter.
Fält 18
Fält 18 kan endast signeras av kontrollmyndigheten eller kontrollorganet i exportlandet. Fältet måste ha signerats innan varorna lämnar exportlandet. Kontrollera det genom att jämföra datumet för signering med datumet på transportdokumentet.
Fält 19
Fält 19 ska fyllas i av dig som importör (den som är angiven i fält 12). Fält 19 fylls endast i om du som importör anlitar en speditör. Då ska namnet på speditören anges i fält 19. Om du inte anlitar en speditör lämnar du fältet tomt.
Om du anlitar en speditör men inte fyller i det i fält 19 kommer speditören inte att kunna se kontrollintyget och kan heller inte ändra något i det.
Fält 20
Här måste ankomstdag och ankomsttid för sändningen anges. Fält 20 fylls i av dig som importör eller av den som ansvarar för sändningen om du anlitar en speditör. Fält 20 får inte vara tomt.
Denna uppgift måste du bevaka och ändra om sändningen kommer tidigare eller senare än vad som först angetts.
Vi granskar COI nära ankomstdatumet för att vara säkra på att allt är korrekt ifyllt och att alla dokument finns uppladdade.
Sändningar godkänns först när den har kommit fram.
Fält 24 och 31
Du som är importör ska i fält 24 fylla i vem som är första mottagare av varorna. Det är sedan denna första mottagare som signerar i fält 31. Mottagaren måste, precis som importören, vara en certifierad aktör, det vill säga vara ansluten till ett kontrollorgan. Fält 31 ska fyllas i av första mottagaren först när varorna finns hos första mottagaren.
Om det är något som behöver ändras eller kompletteras i kontrollintyget och du inte kan göra det, vänd dig till exportören - som i sin tur kan behöva kontakta kontrollmyndigheten eller kontrollorganet i tredje land.
