Process för kontroll
Kontrollmyndigheternas kärnuppgift är att utföra kontroll, upptäcka och bedöma avvikelser samt att ställa krav på att de åtgärdas.
Syftet med kontrollen är att undanröja, begränsa eller minska eventuell fara som kan uppstå för människor eller djurs hälsa, växtskydd eller djurskydd, direkt eller via miljön. Kontrollen ska också säkerställa god sed inom handeln med livsmedel och foder och skydda konsumenternas intressen, inklusive märkning och annan konsumentinformation.
En fungerande kontrollprocess
För att kontrollen ska ge avsedd effekt behövs en fungerande kontrollprocess och ett systematiskt arbetssätt. Den operativa kontrollprocessen, från planering av myndighetens kontrollverksamhet till uppföljning av avvikelser och eventuellt beslut om åtgärder om bristerna kvarstår, till exempel ett förbud eller en sanktion, kan delas upp i fem steg:
- Planering
- Förberedelser
- Genomförande
- Delge avvikelser (kontrollrapport eller beslut)
- Uppföljning/Ytterligare åtgärder
Planering
Myndigheten behöver en plan för kontrollverksamheten. Planen ska utgå från lagstiftningen, från de gemensamma nationella målen och från mål som myndigheten själv har satt upp.
I planeringen ingår i tillämpliga fall att upprätthålla aktuellt register över aktörer och deras verksamheter. Verksamheterna ska riskklassificeras och kontrollerna ska planeras. Hur detta går till skiljer sig åt mellan olika områden i lagstiftningen.
Det är verksamhetsutövarens ansvar att låta registrera sin verksamhet innan den startar eller ansöka om godkännande. Registrering och godkännande är två separata processer och hur de går till beror på vilken typ av verksamhet det gäller. Bestämmelser om registrering och godkännande finns både i EU-lagstiftningen och i nationell lagstiftning.
Förberedelser
Kontrollerna ska i tillämpliga fall vara riskbaserade, ändamålsenliga och effektiva. Effektiv kontroll innebär att utföra rätt kontroll, vid rätt tillfälle, i rätt omfattning och som ger effekt. Det vill säga att den är verkningsfull. Enligt förordning (EU) 2017/625 ska offentlig kontroll genomföras utan föranmälan, utom då det är nödvändigt och motiverat för att kontrollen ska kunna utföras. Kontrollbesöket kan vara oanmält eller föranmält beroende på syftet med kontrollen. Inom vissa områden finns särskilda regler som styr förberedelserna och vägledningar som ger närmare stöd i beslut om i vilka situationer kontrollen måste vara oanmäld och när föranmälan kan göras.
Genomförande
Kontrollerna kan genomföras på olika sätt. Arbetssättet skiljer sig därför åt mellan olika områden och lagstiftningar. Olika kontrollmetoder används till exempel beroende på om det är en anläggning som kontrolleras eller om det handlar om produktkontroll, till exempel vid import. Provtagning och analys används bland annat för att följa upp företagens egen provtagning och kontrollera att gränsvärden av till exempel bekämpningsmedel eller läkemedelsrester inte överskrids. Provtagning används också för att kontrollera att innehållet i ett foder eller livsmedel överensstämmer med märkningen på förpackningen.
Delge resultat och avvikelser
När kontrollen har genomförts dokumenteras den hos kontrollmyndigheterna och verksamhetsutövaren som blivit kontrollerad får i regel en rapport med resultatet. En rapport överlämnas alltid om myndigheten har noterat en eller fler avvikelser. I artikel 13 i förordning (EU) 2017/625 finns grundläggande bestämmelser om kontrollrapporter och vilken information de ska innehålla.
Uppföljning och ytterligare åtgärder
Uppföljning är ett viktigt steg för att kontrollen ska få avsedd effekt. Det innebär att myndigheten följer upp de avvikelser som noterats och att de åtgärdats inom den tid som bestämts. Uppföljningen kan ske vid nästa planerade kontroll eller vid en särskild uppföljande kontroll.
Om verksamhetsutövaren inte självmant åtgärdar bristerna används sanktioner. För att sanktionerna ska användas effektivt, enhetligt och rättssäkert har myndigheterna instruktioner och rutiner, samt handlingsberedskap, för när och hur sanktioner ska användas. Vilka åtgärder myndigheten kan vidta regleras i artikel 138 i förordning (EU) 2017/625, i artikel 66 när det gäller varor som omfattas av gränskontroll och i nationell lagstiftning. Inom vissa områden finns även EU-direktiv, speciallagstiftning och nationella bestämmelser som reglerar vilka åtgärder som myndigheterna kan göra.
För att de offentliga kontrollerna ska genomföras på ett enhetligt och verkningsfull sätt ställs flera krav på myndigheterna:
- Det ska finnas en tydlig ansvarsfördelning mellan myndigheterna
- Kontroll ska ske i alla led i livsmedelskedjan och omfatta alla relevanta krav i lagstiftningen
- Kontrollerna ska vara planerade och utgå från lagstiftningen och uppsatta mål
- Det ska finnas dokumenterade tillvägagångssätt
- Kontrollobjekten ska vara registrerade eller godkända
- Kontrollerna ska vara riskbaserad och utföras med lämpliga kontrollmetoder
- De samlade resultaten av kontrollerna ska följas upp och utvärderas
- Ständiga förbättringar ska göras för att utveckla och förbättra kontrollen
