Krisberedskap och säkerhet - Livsmedel

Livsmedelsverket är också en av Sveriges krisberedskapsmyndigheter. Det innebär att verket ska verka för att minska sårbarheterna inom sitt ansvarsområde.

En viktig del i arbetet med krisberedskap är att arbeta krisförebyggande. Därför har Livsmedelsverket tagit fram stödmaterial i form av handböcker, fallstudier med mera, riktat till livsmedelsföretag.

Systematiskt säkerhetsarbete

Att systematiskt arbeta med säkerhet innebär att metodiskt identifiera och hantera företagets risker.

Att använda sig av systematiskt säkerhetsarbete innebär ökade förutsättningar att hantera oönskade händelser så att de i mindre utträckning leder till störningar eller driftstopp för företaget. Ett effektivt vardagligt säkerhetsarbete är också en viktig grund för en framgångsrik hantering av kriser.

  • Säkerhetshandboken - hur säkert är ditt företag
  • Arbetshäfte för säkerhetshandboken - hur säkert är ditt företag

Kontinuitetsplanering

Kontinuitetsplanering är en metod för att minska den kritiska tiden från det att en störning eller ett avbrott inträffar, fram till det att produktion och leverans är igång igen.

Schematisk bild över kontinuuitetsplanering

En bra kontinuitetsplanering ska bidra till att företaget ska kunna fortsätta att leverera varor och tjänster även under en stor störning.

För att göra en kontinuitetsplanering behöver ledningen först besluta om hur lång tid en störning eller ett avbrott är acceptabelt för företagets olika funktioner. Det kan finnas vissa kritiska funktioner där den acceptabla avbrottstiden är 0. Sedan genomförs riskanalyser och utifrån detta resultat tas lösningar och åtgärder fram för att möta kraven på acceptabel avbrottstid.

De resurser ett företag behöver för att kunna fungera normalt kallas kritiska resurser/beroenden och dessa finns både internt och externt. Företaget behöver därför identifiera vilka dessa är, för att kunna bedriva sin verksamhet på ett driftsäkert sätt, även under en kris. En sådan analys bör därför ingå i företagets riskanalys.

Riskanalys

Riskanalysen, även kallad riskhantering, ingår i det systematiska säkerhetsarbetet och är ett metodiskt sätt att arbeta med de risker som kan drabba verksamheten. De olika stegen i metoden innefattar identifiering, analys och sedan en värdering av risker.

Riskidentifiering innebär att företaget identifierar de risker som finns för verksamheten. En sätt är att med berörda gå igenom de olika stegen i företagets produktion för att se vad som skulle kunna orsaka en störning eller fel på produkten. Ett annat arbetssätt är att utifrån ett scenario diskutera vilka konsekvenser som skulle kunna drabba verksamheten. Efter riskidentifieringen görs sedan en analys av de olika risker som man har tagit fram. Analysen ska ge svar på följande:

  • hur stor är sannolikheten att det händer?
  • vilka kan i så fall bli konsekvenserna?

Efter analysen värderas riskerna för att sedan ta beslut om vilka risker som behöver åtgärdas. Beslut kan tas om att helt ta bort en risk eftersom den bedömts som oacceptabel för verksamheten. Här kan det handla om att köpa in ny utrustning till exempel. Andra åtgärder kan vara att minska förutsättningen för att en risk ska inträffa.

Dricksvatten

Dricksvatten är vårt viktigaste livsmedel. Tillgång till vatten av dricksvattenkvalitet är också en förutsättning för att kunna producera livsmedel, både för hygienändamål men även som råvara i produktionen.

Vissa kvalitetsstandarder kräver att företaget ska ha system för att säkerställa kvaliteten på råvaror. När det gäller dricksvatten går det oftast inte att välja leverantör av råvara.

Många företag är beroende av kommunen som leverantör av dricksvatten. Kommunen ansvarar för kvaliteten hos det kommunala drickvattnet. Därför behöver inte företag som har kommunalt dricksvatten ta egna prover på det inkommande vattnet utan kan begära ut provsvar från kommunen.

Förorenat drickvatten kan därför stoppa produktionen i ett företag. Det hände exempelvis våren 2011 när Cryptosporidium hittades i dricksvattnet i Östersund.

För livsmedelsföretag som inte har tillgång till egen brunn, är det därför viktigt att upprätta kontakt med den som levererar dricksvattnet. På så sätt kan livsmedelsföretag få en tidig varning i händelse av problem.

Att hantera en kris

Ett företags varumärke och marknadsvärde kan påverkas av hur väl en kris hanteras. Hanteras en kris bra visar studier att förtroendet för företaget till och med kan stärkas.

Livsmedelsverket har genomfört några fallstudier hos företag som drabbats av en kris. De visar att en god hantering kan vara avgörande för ett företags fortsatta verksamhet och att det även kan löna sig att ha en öppen och nära dialog med sina konkurrenter.

Planera inför kriser

En god planering ökar företagets chanser att klara av situationer och störningar som även skulle kunna utvecklas till kris. Det gäller därför att redan innan krisen uppstår bestämma hur företaget ska agera vid kriser. Om företaget har en god planering behöver inte en kris leda till störningar för verksamheten.

Att företaget ska ha en krisberedskap är också ett krav enligt vissa kvalitetsstandarder.

I krisplaneringen bör ingå att fastställa en krisorganisation som ska ansvara för att hantera olika kriser som drabbar företaget. Att ha en krisorganisation innebär att man bestämt vilka roller och vilket ansvar dessa ska ha under en kris. Krisorganisationen kan innehålla de personer/funktioner som leder verksamheten under normala förhållanden men ibland behövs även andra funktioner. Det kan också behövas flexibilitet i planeringen eftersom det kan behövas ytterligare kompetenser, beroende på typ av krissituation.

Till stöd för krisorganisationen behövs en krisplan. I krisplanen är det särskilt viktigt är det framgår hur larm av olika slag tas emot men även hur de skickas vidare till ansvariga inom företaget. Rutiner bör finnas även för larm som kommer utanför kontorstid. Vidare är det till stor hjälp om man i förväg tagit fram rutiner och handlingsplaner för vanliga händelser, till exempel om hur man hanterar media vid kris, då en produkt behöver återkallas och om ett elavbrott inträffar. Alla rutiner behöver uppdateras med jämna mellanrum och då är en övning ett bra tillfälle att se om rutinen fungerar.

Livsmedelsverket har tagit fram en handbok särskilt för livsmedelsföretag som du kan beställa:

Övning

Att öva gör det lättare att hantera en verklig kris. Övningar kan också vara en väg att ta fram nya rutiner men även att behålla kompetensen hos medarbetarna.

I vissa kvalitetsstandarder finns krav på regelbunden övning av till exempel rutiner för återkallning av en produkt.

Det kan vara av värde att även öva med aktörer utanför den egna organisationen, till exempel leverantörer och kunder.

Vad och hur kan man öva?

Det är viktigt att kunna ta emot information (larm) som rör en oönskad händelse. En larmövning går ut på att testa företagets larmrutiner, både om ett larm tas emot och vidare att informationen sedan förs vidare till rätt funktion inom företaget.

I övningen kan även ingå att inom en viss tid samla personerna som ingår i krisorganisationen.

Övningar syftar till att testa förmågan att fatta beslut om olika åtgärder. Övningar kan genomföras på den ordinarie arbetsplatsen. Sådana övningar kan kallas ofta spelövning. Information om vad som händer i övningen kommer till övningsdeltagarna i form av så kallade inspel. Det som händer spelas in av personer som ska agera omvärlden för övningen.

Övningar kan också genomföras i form av en diskussion runt en frågeställning. En sådan övning kan genomföras utan den kräver då mycket förberedelser eller resurser.

Planering

Det behövs en person som är ansvarig för övningens planering och genomförande. Denna person brukar kallas övningsledare.

Det är viktigt att fastställa vad företaget behöver öva (syftet med övningen) sedan vad som ska vara uppnått när övningen är genomförd (målet med övningen).

Händelse som ska övas kallas scenario. Scenariot behöver vara realistiskt och medverka till att syftet och målet med övningen uppnås. I scenariot läggs också in information som de övande ska få och sedan reagera på. Det kan vara ett telefonsamtal, en e-post eller en nyhet.

Det är viktigt att utvärdera övningen så att man kan ta tillvara resultatet och göra förbättringar. Utvärderingen av övningen ska också svara på om övningens mål och syfte uppfylldes.

Utvärdering och återkoppling

Det som händer i övningen behöver dokumenteras så särskilt utsedd(a) person(er) utses som löpande noterar vad som händer, till exempel vilka beslut som tas och av vem, och om en arbetsrutin inte följs. Det är bra att direkt efter övningens slut samla alla som övat för en gemensam diskussion om vad man tyckte gick bra, vad som gick mindre bra samt diskutera förslag till förbättringar. Denna genomgång kan gärna kompletteras med skriftliga frågor.

Allt dokumentation sammanställs tillsammans med förslag till förbättringar. Förbättringar kan innebära enkla åtgärder som att korrigera kontaktuppgifter på en lista men också att övningen visat på behov att ta fram en ny rutin.

Resultatet och erfarenheter från övningen presenteras för företagsledning och övningsdeltagare. Det är bra att samtidigt besluta om hur man ska gå vidare med förbättringsförslagen och i förekommande fall utpeka en ansvarig som får jobba vidare med dessa.

Senast granskad 2017-08-22