Kontinuitetshantering

Kontinuitetshantering är grunden för krisberedskap och den återupptagna planeringen för höjd beredskap/totalförsvaret.

Att systematiskt arbeta med kontinuitetshantering innebär att metodiskt identifiera och hantera företagets beroende och risker. Det ger en robust grund för att kunna hantera störningar inom till exempel betalsystem, elförsörjning och transporter.
Ett bra sätt att komma igång är att identifiera viktiga beroenden och sårbarheter som sen kan reduceras för att göra verksamheten mer robust. 

Kontinuitetshantering är en metod för att minska den kritiska tiden från det att en störning eller ett avbrott inträffar, fram till att produktion och leverans är igång igen. Exempel på hur företag hanterat en störning finns ett antal fallstudier (länk till företagssida)

Kritiska resurser och beroenden

För att göra en kontinuitetshanetring behöver ledningen först besluta om hur lång tid en störning eller ett avbrott är acceptabel för företagets olika funktioner. Det kan finnas vissa kritiska funktioner där den acceptabla avbrottstiden är 0 minuter eller timmar. Sedan genomförs riskanalyser och utifrån dem tas lösningar och åtgärder fram för att möta kraven på acceptabel avbrottstid.

De resurser som verksamheten behöver för att kunna fungera kallas kritiska resurser eller beroenden. Dessa finns både internt och externt. Verksamheten behöver alltså identifiera vilka dessa är för att kunna fortsätta fungera på ett driftsäkert sätt, även vid en större störning. Bilden nedan visar exempel på vilka beroenden ett företag eller organisation kan ha.

För att kunna bedöma vilka risker ett företag har behöver man först identifiera beroenden.

 

Dricksvatten som beroende

Dricksvatten är vårt viktigaste livsmedel. Tillgång till vatten av dricksvattenkvalitet är också en förutsättning för att kunna producera livsmedel, både för hygienändamål och som råvara i produktionen.
Förorenat dricksvatten kan stoppa produktionen i ett företag. Det hände exempelvis våren 2011 när Cryptosporidium hittades i dricksvattnet i Östersund. 
Vissa kvalitetsstandarder kräver att företaget ska ha system för att säkerställa kvaliteten på råvaror. När det gäller dricksvatten går det oftast inte att välja leverantör av råvara utan många företag är beroende av kommunen som leverantör. Kommunen ansvarar för tillgång och kvalitet av det kommunala dricksvattnet. Därför behöver inte företag som har kommunalt dricksvatten ta egna prover på inkommande vatten utan kan begära ut provsvar från kommunen. Kommunen ansvarar också för att ha en nödvattenplan. Livsmedelsverket har tagit fram en guide för att underlätta för kommunerna att nödvattenplanera, se länk längst ner på sidan.
För livsmedelsföretag som inte har tillgång till egen brunn, är det därför viktigt att upprätta kontakt med den som levererar dricksvattnet. På så sätt kan livsmedelsföretag få en tidig varning i händelse av problem samt få kännedom om hur

Att hantera en kris

Ett företag eller organisations varumärke och marknadsvärde kan påverkas av hur väl en kris hanteras. Hanteras en kris bra visar studier att förtroendet för verksamheten till och med kan stärkas.

Livsmedelsverkets fallstudier visar att en god hantering kan vara avgörande för ett företags fortsatta verksamhet. Det kan även löna sig att ha en öppen och nära dialog med sina konkurrenter.

Planering inför kris

Om företaget har en god planering behöver inte en kris leda till störningar för verksamheten. Det gäller därför att redan innan krisen uppstår bestämma hur företaget ska agera.

I planeringen bör ingå att fastställa en krisorganisation som ska ansvara för hanteringen. Det innebär att man har bestämt vilka roller och vilket ansvar dessa ska ha under en kris. Krisorganisationen kan innehålla de personer/funktioner som leder verksamheten under normala förhållanden men ibland behövs även andra funktioner. Det kan också behövas ytterligare kompetenser, beroende på typ av krissituation.

Till stöd för krisorganisationen behövs en krisplan. Där är det särskilt viktigt att det framgår hur larm av olika slag tas emot och hur de skickas vidare till ansvariga inom företaget. Rutiner bör även finnas för larm utanför kontorstid. Vidare är det till stor hjälp om man i förväg tagit fram rutiner och handlingsplaner för vanliga händelser, till exempel om hur man hanterar media då en produkt behöver återkallas och om ett elavbrott inträffar. Alla rutiner behöver uppdateras med jämna mellanrum och då är övningar ett bra tillfälle att se om rutinen fungerar.

Övning

Att öva gör det lättare att hantera en verklig störning.. I flertalet kvalitetsstandarder som är vanliga inom livsmedelsbranschen finns krav på regelbunden övning av till exempel rutiner för återkallning av en produkt.

Det kan vara värdefullt att även öva med aktörer utanför den egna organisationen, till exempel leverantörer och kunder. Det ger ett större perspektiv.

Vad och hur kan man öva?

Övningar syftar till att testa förmågan att fatta beslut om olika åtgärder. De kan genomföras på den ordinarie arbetsplatsen, så kallad spelövning. Information om vad som händer kommer till övningsdeltagarna i form av så kallade inspel. Det som händer spelas in av personer som ska agera omvärlden för övningen.

Övningar kan också genomföras i form av en diskussion runt en frågeställning. En sådan övning kan genomföras utan så mycket förberedelser eller resurser.

Att planera en övning

En övningsledare ansvarar för planering och genomförande. Det är viktigt att fastställa vad företaget behöver öva (syfte) och vad som ska vara uppnått när övningen är genomförd (mål).

Händelse som ska övas kallas scenario. Scenariot behöver vara realistiskt och medverka till att syftet och målet med övningen uppnås. I scenariot läggs också in information som de övande ska få och sedan reagera på. Det kan vara ett telefonsamtal, en e-post eller en nyhet.

Utvärdering och återkoppling

Det som händer i övningen behöver dokumenteras. Därför behövs särskilt utsedd(a) person(er) som löpande noterar vad som händer, till exempel vilka beslut som tas och av vem, och om en arbetsrutin inte följs. Det är bra att direkt efteråt samla alla som övat för en gemensam diskussion om vad som gick bra, vad som gick mindre bra samt diskutera förslag till förbättringar. Denna genomgång kan kompletteras med skriftliga frågor.
Utvärderingen syftar till att tillvarata resultatet och göra förbättringar. Utvärderingen ska också svara på om övningens mål och syfte uppfylldes.

All dokumentation sammanställs tillsammans med förslag till förbättringar. Det kan innebära enkla åtgärder som att korrigera kontaktuppgifter på en lista men också att övningen visat på behov att ta fram en ny rutin.

Resultat och erfarenheter från övningen bör presenteras för företagsledning och övningsdeltagare. Det är bra att samtidigt besluta om hur man ska gå vidare med förbättringsförslagen och i så fall utse en ansvarig som får jobba vidare med dem.

Läs mer om hur du kan öva på Myndigheten för samhällsskydd och beredskaps webbplats

Senast granskad 2018-11-19