Kontinuitetshantering

Kontinuitetshantering, eller begreppet "business continuity management" handlar om att planera för att en verksamhet ska fungera på en tolerabel nivå, oavsett vilken störning den utsätts för. Vad tolerabel innebär är upp till varje verksamhet att avgöra, men i princip ska de verksamheter som är samhällskritiska kunna fortsätta fungera även under stora störningar och ytterst krig.

Kritiska resurser och beroenden

Kontinuitetshantering innebär att du metodiskt identifierar och säkrar upp verksamhetens kritiska funktioner och dess beroenden av varor och tjänster.  

Genom att arbeta med att identifiera och minska riskerna för dessa funktioner kan du stå bättre rustad om något händer. Du kan också förkorta tiden från att en störning eller ett avbrott inträffar, fram till att produktion och leverans är igång igen.

På sidan nedanför finns några exempel på hur olika verksamheter hanterat en störning.

För att ta fram en kontinuitetshanteringsplan behöver ledningen först besluta om hur lång tid en störning eller ett avbrott är acceptabel för företagets olika funktioner. Det kan finnas vissa kritiska funktioner där den acceptabla avbrottstiden är 0 minuter eller timmar. Sedan genomförs riskanalyser och utifrån dem tas lösningar och åtgärder fram för att möta kraven på acceptabel avbrottstid.

De resurser som verksamheten behöver för att kunna fungera kallas kritiska resurser eller beroenden. Dessa finns både internt och externt. Verksamheten behöver identifiera vilka resurserna är. Bilden nedanför visar exempel på vilka beroenden ett företag eller organisation kan ha.

Exempel på beroenden som ett företag kan ha: el, personal, drivmedel, it, transporter, med flera.

Myndigheten för samhällsskydd och beredskap (MSB) ger en webb-utbildning där du får lära dig

  • varför samhällsviktiga verksamheter behöver arbeta med kontinuitetshantering
  • vad arbetet med kontinuiteteshantering innebär
  • hur metoden för kontinuitetshantering kan användas

Dricksvatten som beroende

Dricksvatten är vårt viktigaste livsmedel. Tillgång till vatten av dricksvattenkvalitet är också en förutsättning för att kunna producera livsmedel. Vattnet används både för hygienändamål och som råvara i produktionen.

Förorenat dricksvatten kan stoppa produktionen i ett företag. Det hände exempelvis våren 2011 när Cryptosporidium hittades i dricksvattnet i Östersund.

Vissa kvalitetsstandarder kräver att företaget har system för att säkerställa kvaliteten på råvaror. När det gäller dricksvatten går det oftast inte att välja leverantör utan många företag är beroende av kommunen som leverantör. Kommunen ansvarar för tillgång och kvalitet av det kommunala dricksvattnet. Därför behöver inte företag som har kommunalt dricksvatten ta egna prover på inkommande vatten utan kan begära ut provsvar från kommunen.

Om dricksvatten inte kan levereras genom det vanliga ledningsnätet så är kommunen skyldig att se till att hushållen får dricksvatten på annat sätt, till exempel genom att ställa ut nödvattentankar. Kommunen måste därför ha en nödvattenplan. Alla företag behöver ta reda på om de omfattas av nödvattenplanen eller inte, och i vilken utsträckning, genom att kontakta kommunen. Utifrån den information som kommunen ger planerar det enskilda företaget självt de åtgärder som kan tas för att till exempel minska behovet av dricksvatten eller ordna egen nödvattenförsörjning. Livsmedelsverket har tagit fram en guide för att underlätta för kommunerna att nödvattenplanera, som kan vara till hjälp i det arbetet, se länk längst ner på sidan. 

För livsmedelsföretag som inte har tillgång till egen brunn är det viktigt att upprätta kontakt med den som levererar dricksvattnet. På så sätt kan företag få veta hur nödvattenplaneringen ser ut och få en tidig varning om problem uppstår.

Att hantera en kris

Ett företag eller organisations varumärke och marknadsvärde kan påverkas av hur väl en kris hanteras. Hanteras en kris bra visar studier att förtroendet för verksamheten till och med kan stärkas och en god hantering kan vara avgörande för ett företags fortsatta verksamhet. Det kan även löna sig att ha en öppen och nära dialog med sina konkurrenter.

Planering inför kris

Om företaget har en god planering behöver inte en kris leda till störningar för verksamheten. Det gäller därför att redan innan krisen uppstår bestämma hur företaget ska agera.

I planeringen bör ingå att fastställa en krisorganisation som ska ansvara för hanteringen. Det innebär att man har bestämt vilka roller och vilket ansvar dessa ska ha. Krisorganisationen kan innehålla de personer/funktioner som leder verksamheten under normala förhållanden, men ibland behövs även andra funktioner. Det kan även behövas ytterligare kompetenser, beroende på typ av krissituation.

Som stöd för krisorganisationen behövs en krisplan. Där är det särskilt viktigt att det framgår hur larm av olika slag tas emot och hur de skickas vidare till ansvariga inom företaget. Rutiner bör även finnas för larm utanför kontorstid. Det är också till stor hjälp om man i förväg tagit fram rutiner och handlingsplaner för vanliga händelser, till exempel om en produkt behöver återkallas eller om ett elavbrott inträffar. Alla rutiner behöver uppdateras med jämna mellanrum och då är övningar ett bra tillfälle att se om rutinen fungerar.

Övning

Att öva gör det lättare att hantera en verklig störning. I flera kvalitetsstandarder som är vanliga inom livsmedelsbranschen finns krav på regelbunden övning av till exempel rutiner för återkallning av en produkt.

Det kan vara värdefullt att även öva med aktörer utanför den egna organisationen, till exempel leverantörer och kunder. Det ger ett större perspektiv.

Vad och hur kan man öva?

Syftet med övningar är att testa förmågan att fatta beslut om olika åtgärder. En övning kan genomföras på den ordinarie arbetsplatsen genom en så kallad spelövning. De personer som deltar i övningen får information (inspel) om vad som händer (till exempel information om elavbrott, bemanningsbrist eller nya rekommendationer från myndigheter) från en grupp personer som representerar omvärlden under övningen. De som övar fattar beslut utifrån den information de får.

Övningar kan också genomföras i form av en diskussion runt en frågeställning. En sådan övning kan genomföras utan så mycket förberedelser eller resurser.

Om din verksamhet blir inbjuden till krisövningar som ordnas av kommunen finns det all anledning att delta.

Att planera en övning

En övningsledare ansvarar för planering och genomförande. Det är viktigt att fastställa vad företaget behöver öva (syfte) och vad som ska vara uppnått när övningen är genomförd (mål).

Händelsen som ska övas kallas scenario. Scenariot behöver vara realistiskt och bidra till att syftet och målet med övningen uppnås. I scenariot läggs också information (inspel) in som de övande ska få och sedan reagera på. Det kan vara ett telefonsamtal, en e-post eller en nyhet.

Utvärdering och återkoppling

Det som händer i övningen behöver dokumenteras. Därför behövs särskilt utsedd(a) person(er) som löpande noterar vad som händer, vilka beslut som tas och av vem, och om en arbetsrutin inte följs. Det är bra att direkt efteråt samla alla som övat för en gemensam diskussion om vad som gick bra, vad som gick mindre bra, samt diskutera förslag till förbättringar. Denna genomgång kan kompletteras med skriftliga frågor.

Syftet med utvärderingen är att tillvarata resultatet och göra förbättringar. Utvärderingen ska också svara på om övningens mål och syfte uppfylldes.

All dokumentation sammanställs tillsammans med förslag till förbättringar. Det kan innebära enkla åtgärder som att uppdatera kontaktuppgifter på en lista men också att övningen visat på behov att ta fram en ny rutin.

Resultat och erfarenheter från övningen bör presenteras för företagsledning och övningsdeltagare. Det är bra att samtidigt besluta om hur man ska gå vidare med förbättringsförslagen och i så fall utse en ansvarig som får jobba vidare med dem.

Senast granskad 2020-11-05